مدیریت تیم از راه دور-چگونه به طور موثر تیم های راه دور را مدیریت کنیم و رشد را در سال ۲۰۲۳ افزایش دهیم

مدیریت تیم از راه دور: رهبری یک کسب و کار یا مدیریت یک تیم برای همه متفاوت به نظر می رسد. هر کسب و کاری رویکردهای متفاوتی برای فرهنگ، فرآیندهای مدیریتی و سنجش موفقیت دارد. علاوه بر این، اگر کسب و کار شما از راه دور است یا در حال گذار به دوردست بودن است، رویکرد رهبری حتی بیشتر تغییر می کند.

تلاش برای مدیریت تیم های راه دور مانند تیم حضوری احتمالاً کارساز نخواهد بود. ارتباطات، بهره‌وری، همکاری و تفاوت‌های اندازه‌گیری بسیار زیاد است که فقط نمی‌توان مسیر را حفظ کرد. در واقع، تمرکز بر کارمندان و آماده کردن آنها برای موفقیت بسیار مهمتر از همیشه است.

اگر در حال بررسی کار از راه دور طولانی مدت هستید یا در حال انطباق با آن هستید — در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که به شما کمک می کند تیم های راه دور خود را به طور موثر مدیریت کنید.

۱۰ نکته برای مدیریت بهتر تیم های راه دور

به‌عنوان یک مدیر یا صاحب کسب‌وکار، احتمالاً چالش‌های خود را با کار از راه دور خارج از کمک به کارکنان خود در مدیریت انتقال تجربه می‌کنید. با این حال، برخی از تنظیمات سریع وجود دارد که می توانید نه تنها به کارکنان خود کمک کنید، بلکه کار جدید خود را از زندگی خانگی بسیار آسان تر کنید.

 ارائه ساختار

ایجاد یک جدول زمانی منظم از ارتباطات با کارکنان از راه دور می تواند حس منظم بودن و عادی بودن را برای کارکنان ایجاد کند. هیچ قانون سخت و سریعی برای اینکه این چگونه باید باشد وجود ندارد. این می تواند به شکل چک-این روزانه، ساعات همکاری مجازی، یا یک ایمیل ساده هفتگی باشد تا ببیند آیا کارمندی به عنوان مثال نیاز به چت دارد یا خیر.

آنچه را که برای تیم، فرد و خودتان بهترین کار را دارد پیدا کنید و یک برنامه اولیه برای دنبال کردن آن تنظیم کنید. همیشه می توانید سازگاری و شکل ارتباط را تنظیم کنید زیرا شما و تیمتان با کار از راه دور راحت تر می شوید.

 بیش از حد ارتباط برقرار کنید

یکی از کارهای اولیه که هنگام دور زدن از راه دور ممکن است از بین برود، اشتراک گذاری مداوم و دسترسی فوری به اطلاعات است. شما متوجه نمی شوید که چقدر بینش را به اشتراک می گذارید یا از طریق یک مکالمه جانبی سریع پاسخ می گیرید تا زمانی که این اتفاق متوقف نشود. بهترین راه برای جلوگیری از این سقوط این است که تیم خود را برای ارتباط بیش از حد تحت فشار قرار دهید.

کانال‌های شل اضافی ایجاد کنید، جلسات مجازی داشته باشید که تیم‌های مختلف را ترکیب می‌کند، جلسات هفتگی اطلاعات شرکت را برای انتقال استراتژی گسترده‌تر برگزار کنید. ممکن است بیش از حد به نظر برسد، اما هر چه بیشتر به همکاری منظم تشویق کنید و کانال‌هایی را برای انجام این کار راه‌اندازی کنید، احتمال بیشتری دارد که همه مطلع و تشویق شوند.

از ویدئو کنفرانس استفاده کنید

یکی از بهترین ابزارهایی که تیم‌های راه دور می‌توانند از آن استفاده کنند، ویدئو کنفرانس است. نه تنها به ارتباطات و همکاری کمک می کند، بلکه می تواند به عنوان حمایت عاطفی برای کارگران دورکاری که احساس انزوا می کنند نیز باشد. ممکن است جایگزین مناسبی برای تعامل حضوری نباشد، اما همچنان گفتگوی چهره به چهره و زمینه بصری مفیدی را ارائه می دهد که نمی تواند از طریق ایمیل، چت یا اسناد مشترک منتقل شود.

 رویدادهای اجتماعی از راه دور را توسعه دهید

توسعه روتین های موفق از راه دور و استراتژی های ارتباطی برای حفظ بهره وری ضروری است، اما حفظ سلامت جسمی و روانی کارکنان شما در حین دورکاری ضروری است. در حالی که معمولاً رویدادهای پیوند تیمی را در خارج از محل کار راه‌اندازی می‌کنید، در شرایط کنونی فاصله‌گذاری اجتماعی ما غیرممکن شده است. به جای حذف ساده این رویدادها، آنها را به عنوان ساعات شاد کاملاً آنلاین، جلسات تیم سازی مجازی یا شب های بازی مجازی تکرار کنید.

مشابه نحوه ایجاد حس ساختار و عادی بودن جلسات در روز کاری یک کارمند، این تعاملات اجتماعی مجازی نیز همین کار را برای تعاملات غیر کاری انجام می دهد.

شفاف باشید-مدیریت تیم از راه دور

همه چیزهایی که تا این لحظه ذکر شد مستقیماً با نیاز به شفافیت ارتباط دارد. این ممکن است برای برخی از شرکت ها ساده باشد، که شفافیت مستقیماً با فرهنگ شرکت آنها مرتبط است، اما برای برخی دیگر، ممکن است دشوار باشد. به عنوان یک مالک یا مدیر، ممکن است ایده به اشتراک گذاشتن مشکلات وضعیت مالی شرکت یا دادن دسترسی مستقیم به همه به آنچه تیم های دیگر روی آن کار می کنند را دوست نداشته باشید.

شما می توانید تصمیم بگیرید که چه مقدار و چه نوع اطلاعاتی به اشتراک گذاشته شود. هرچه شفاف‌تر باشید، شانس بیشتری برای تمرکز و تمرکز همه دارید. با یک بررسی برنامه ماهانه با ذینفعان خاص شروع کنید و به دنبال فرصت هایی باشید که با اطلاعات مناسب به دیگران گسترش دهید.

 حامی باشید

همانطور که برای توسعه و بهبود همکاری آنلاین کار می کنید، وضعیت عاطفی و ذهنی کارکنان خود را در نظر داشته باشید. ممکن است مانند زمانی که در دفتر کار می کنید، موقعیت آنها را به طور کامل درک نکنید و لازم است بدانید که سازگاری هر فرد به طور متفاوتی انجام می شود. برخی از آن‌ها مانند ماهی به آب می‌روند و انتظارات را برآورده می‌کنند یا از آن فراتر می‌روند، در حالی که برخی دیگر ممکن است به دلیل حواس‌پرتی‌ها، انزوا یا مسائل ارتباطی، برای یافتن یک گردش کار سازنده تلاش کنند.

مرتباً از آنها بپرسید که با وضعیت جدید چگونه هستند، به نگرانی های آنها گوش دهید و روی پاسخ ها و مشکلات آنها تمرکز کنید. در عین حال سعی کنید استرس و مسائل خود را تا جایی که می توانید حفظ کنید. این بدان معنا نیست که نمی‌توانید مشکلاتی را که تجربه می‌کنید بیان کنید، بلکه سعی کنید روی نحوه رویارویی با این چالش‌ها در مقابل استرس‌زا بودن آنها تمرکز کنید. کارمندان شما به دنبال راهنمایی شما خواهند بود و اگر احساس ثبات را به شما منتقل کنید، می تواند به آنها کمک کند تا مسائل خود را بیان کنند و با آنها روبرو شوند.

 وظایف را خودکار کنید

بخشی از کار از راه دور و حتی در دفتر، استفاده از ابزار مناسب است . افراط در این کار و سرمایه گذاری روی ابزارهای زیادی که جریان کار را به جای بهبود بخشیدن به آنها مختل می کند، آسان است. بنابراین، روی برنامه‌های اصلی تمرکز کنید که تیم شما را ارتقا می‌دهند و در صورت امکان، به خودکارسازی وظایف خاص کمک می‌کنند.

هدف شما باید یافتن فرصت هایی برای انجام اقدامات تکراری، وقت گیر و دستی و واگذاری آنها به یک ابزار باشد. به عنوان مثال، اگر یک مدیر هستید و هر هفته یک به یک با تیم خود چک می کنید، ارسال یادآوری می تواند زمان بر باشد. بنابراین، یک یادآور خودکار منظم به تقویم هر کارمند پیوست کنید که مدت زمان مشخصی را قبل از جلسه به آنها هشدار می دهد.

اگر می توانید، به دنبال فرصت هایی برای اتصال ابزارهای خود باشید. برای مثال، ما در Palo Alto حساب‌های اجتماعی، اعلان‌های توسعه وب و تنظیمات تقویم Google را با Slack یکپارچه می‌کنیم. این اعلان‌های خودکار ایجاد می‌کند، به‌طور خودکار رشته‌های Slack را هنگام حضور در جلسات بی‌صدا می‌کند، و به همه امکان مشاهده بیشتر وظایف خاص را می‌دهد.

به خاطر داشته باشید، شناسایی مناطق برای اتوماسیون و حذف یا معرفی ابزارها زمان می برد. بنابراین مطمئن شوید که به طور منظم عملکرد را با کارمندان بررسی می کنید تا فرصت ها یا مشکلات بالقوه ای را که ارزش بررسی دارند را شناسایی کنید.

 آموزش و توسعه کارکنان

راضی نگه داشتن و مشارکت کارکنان اغلب به میزان رضایت آنها از نقش خود بستگی دارد. اگر فرصتی برای یادگیری، رشد و پیشرفت وجود ندارد، چرا آنها می‌خواهند در کنار هم بمانند؟ حتی اگر یک برنامه آموزشی قوی و توسعه کارکنان دارید، ممکن است به دلیل دور بودن از راه دور باشد.

بنابراین، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که تیم های رهبری را تشویق کنید تا فرصت های توسعه شغلی را دوباره بررسی کنند. کارهایی را که در گذشته انجام داده اید مرور کنید، با کارکنان ارتباط برقرار کنید تا اهداف آنها را کشف کنید و شروع به شناسایی فرصت هایی برای تبدیل آموزش حضوری به راه دور کنید.

این باید در مورد فرآیندهای ورود شما نیز اعمال شود . مطمئن باشید که در حال مستندسازی مواردی هستید که کار می‌کند، چه چیزی نیست، چه چیزی در حال تغییر است، و راه‌هایی را برای مؤثرتر کردن راه‌اندازی و آموزش مداوم جستجو می‌کنید. دوباره، روی تیم خود ضربه بزنید تا بهتر بفهمید چه چیزی موثر است و آیا پیشنهادی دارد.

علاوه بر این، ممکن است بخواهید فرصت های یادگیری کمتر هدف محور را کشف کنید. به باشگاه‌های کتاب مجازی نگاه کنید، منابع رایگان تهیه کنید و حتی فعالیت‌های تیم‌سازی از راه دور را به صورت فصلی انجام دهید.

هوشمندانه استخدام کنید

برای بسیاری، رفتن از راه دور پاسخی به یک بحران بود. در حال حاضر، ممکن است یک وضعیت طولانی مدت باشد. بنابراین به جای تمرکز بر حفظ عملکرد، ممکن است در عوض در حال بررسی فرصت های رشد و استخدام کارکنان جدید باشید .

هنگام کار از راه دور، استخدام افراد مناسب احتمالاً بسیار مهمتر از حضوری است. شما آنها را بدون ملاقات فیزیکی با فرهنگ، فرآیندهای کاری و تیم کلی خود آشنا می کنید. اگر استخدام کننده آمادگی کار از راه دور را نداشته باشد، در برقراری ارتباط مشکل داشته باشد، یا هر تعداد از مسائل احتمالی دیگر، انجام این کار می تواند دشوار باشد.

با این حال، مزیت شما و تیمتان این است که محدود به استخدام افراد محلی نیستید. شما استعداد بسیار بزرگتری برای کار دارید که به این معنی است که شانس بیشتری برای یافتن فرد مناسب دارید. این مزیت همچنین به این معنی است که برای موفقیت باید به ویژگی‌های مختلفی مانند خودانگیختگی، انعطاف‌پذیری، نگرش مثبت و حتی اشتیاق به همکاری از راه دور توجه کنید.

برای مقابله موثر با این موضوع، روند استخدام خود را دوباره بررسی کنید. ببینید چگونه می‌توانید مصاحبه‌ها، پروژه‌های آزمایشی و مشارکت تیم را به عملکرد از راه دور تبدیل کنید. باز هم، این احتمالاً به آزمون و خطا نیاز دارد، اما زمانی که شروع به جذب نامزدهایی کنید که برای کار با آنها آماده هستید، ارزش تلاش را دارد.

 بازبینی فرآیندها

خط اصلی همه اینها به طور منظم فرآیندهای شما را بررسی، بازنگری و آزمایش می کند. مانند مدیریت امور مالی و استراتژی کسب و کار شما، فرآیندهای کار از راه دور شما هرگز کامل نخواهد بود. به جای اینکه دلسرد شوید، روی فرصتی برای بهبود و رشد کسب و کار خود تمرکز کنید.

معیارهای موفقیت را زودتر تعیین کنید. تغییرات کار از راه دور را در گزارش ماهانه خود بگنجانید. و البته، در هر مرحله کارمندان خود را درگیر کنید تا بررسی کنند که اوضاع چگونه پیش می‌رود. هرچه تمایل بیشتری برای ایجاد تغییرات داشته باشید، در پیش‌بینی و رسیدگی به مسائل و در عین حال از فرصت‌های رشد بهتر خواهید بود.

کار از راه دور را در کسب و کار خود ادغام کنید

مدیریت یک کسب و کار و همه تیم های مختلف درون آن دشوار است. پرتاب کردن کار از راه دور در ترکیب می‌تواند کار را پیچیده‌تر کند، اگر آمادگی سازگاری را نداشته باشید. اگر متوجه شدید که در حال بررسی این شانس هستید که کار از راه دور ممکن است جنبه بلندمدت کسب و کار شما باشد، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که طرح کسب و کار اولیه خود را دوباره مرور کنید .

به جای پوشاندن یک استراتژی از راه دور بر روی فرآیندهای موجود، روی ادغام آنها در استراتژی تجاری گسترده تر خود تمرکز کنید. هرچه کار از راه دور را بیشتر به عنوان بخشی از کسب و کار خود ایجاد کنید، نگهداری از آن آسان تر خواهد بود. حتی اگر در نهایت به دفتر بازگردید، یا یک مدل هیبریدی را اتخاذ کنید، برای هر سناریو بهتری آماده خواهید بود.